9月15日下午三点，“百年梦，邵商情”长沙市邵阳商会第五届第二次会员代表大会暨2021“迎国庆”联谊会会务筹备会在握云国际公馆召开，会长钟辰生、执行会长兼秘书长刘毅、执行秘书长徐巧平，一组组长刘迎可、三组组长谭剑、六组组长曾中华、十一组组长刘军辉及各小组组委会代表，副秘书长周燕平、曾俊峰，唐小敏，办公室主任林丽及秘书处工作人员参加，会议由执行秘书长徐巧平主持。

会议首先由执行秘书长徐巧平介绍9月26日会员代表大会、理事会、迎国庆联谊会的会议流程及筹备情况，并就每个小组组委会的分工安排和工作进度计划现场交流。根据工作进程，请各会员小组在本周内完成会议通知，根据参会人员的三大类别（会员代表、理事、全体会员）分别进行通知，统计好小组参加团拜会的具体人数，报名截止时间为9月18日17:30。会上，就组委会的人员安排她表示，本次联谊会的成功需要全体成员齐心协力，在具体的人员分工中，请各小组安排1名邀约负责人，1名席位安排人员，1名次序维护人员，2名签到人员，同时切实落实每位志愿者职责。

执行会长兼秘书长刘毅对会议的执行程序和注意事项做了重点讲话。他指出，在会议的执行方面的前期筹备尤为重要，考虑到防疫因素，我们要加强安保工作，严格按照要求做好疫情防控的各项预案。刘毅会长特别强调，根据会议的分工我们要制作一本详细到每个时间点、每个流程、每个具体事项负责人的会务手册。同时，在他的提议下，会上建立了会务微信群。

会议讨论了联谊会各小组席位的安排，并进行了现场抽签。抽签结果为：一组抽中2席、二组抽中8席、三组抽中4席，四组抽中1席，五组抽中3席，六组抽中6席，七组抽中7席，八组抽中11席，九组抽中10席，十组抽中9席，十一组抽中十二席，十二组抽中5席。

会议还就活动的相关细节工作进行了商讨。现场确认了奖金发放形式以支票板代替现金；礼品发放形式为凭票领取；商会统一制作服装等相关事项。本次大会还增加了新会员见面会的议程，近期新入会的会员需要尽快办理手续，以便参与本次联谊会的新会员授牌仪式。

与会者对会议会务的各项事宜纷纷表示支持，在确定好各组参与活动筹备、执行的志愿者后，本次会议圆满结束。